Op 9 februari organiseerde het SPE een ontwikkelsessie gericht op strategisch plannen. De sessie stond geheel in het teken van prioriteiten stellen en grenzen stellen. Het thema van de bijeenkomst is gekozen op basis van de behoeften van de organisaties uit het SPE-netwerk. In gesprekken geven zij vaak aan geconfronteerd te worden met ad hoc situaties waarin ze door hun betrokkenheid bij hun achterban direct moeten reageren. Mede hierdoor vinden ze het lastig om te plannen en grenzen te stellen. Aan de hand van een workshop van Vrijwilligers Centrale Amsterdam, verzorgd door Marijke Altenburg, leren ze grip te krijgen op hun agenda door middel van het stellen van prioriteiten.
Tijdens het eerste onderdeel leren de organisaties prioriteiten stellen. In dit onderdeel blijkt dat veel organisaties de noodzaak van prioriteiten stellen inzien, maar het ook ervaren als een uitdaging. Dit komt enerzijds door de hoeveelheid aan taken die zij hebben, wat het moeilijk maakt om te beslissen welke belangrijker meer prioriteit hebben. Anderzijds hebben de organisaties te maken met veel spoedgevallen tussen hun dagelijkse taken door. Hierdoor blijft het lastig de gestelde prioriteiten ook daadwerkelijk aan te houden. Tijdens een gesprek wat plaatsvindt geven de organisaties aan dat het soms lastig is dingen uit handen te geven. Marijke geeft aan dat dit wel van belang is om je werkdruk te kunnen verdelen. Hierin moet je een voorbeeldfunctie zijn, want je kan anderen niet empoweren als je zelf over je grenzen heen gaat. Daarnaast zorgt het ervoor dat wanneer je uitvalt of ziek bent, de organisatie kan blijven doorgaan en niet alle activiteiten stil komen te liggen. Verder kan het helpen als je medewerkers van je organisatie traint, zodat zij ook weer andere medewerkers kunnen ondersteunen en trainen. Dit kan hen een gevoel van empowerment geven. Het vergroot hun zelfvertrouwen, ontwikkelt hun vaardigheden en positioneert hen als leiders binnen de organisatie. Ook wordt de kennis en expertise verspreid binnen de organisatie waardoor er ademruimte ontstaat voor de andere medewerkers.
‘’In de jaren dat ik dit werk doe heb ik wel geleerd meer los te laten. Aan het begin moest ik van mezelf overal bij zijn maar nu stapje voor stapje minder. Het zorgt ook voor meer zelfvertrouwen bij de vrijwilligers.’’ – Deelnemer ontwikkelsessie
Hierna vullen de deelnemers een handout in, waarin ze de taken van het aankomende jaar opschrijven en aangeven welke belangrijk(er) zijn. Onderstaande categorieën kunnen het makkelijker maken om te beslissen welke taken prioriteit hebben en welke kunnen wachten. Door deze categorieën te gebruiken heb je een goed overzicht in je agenda en bewaak je je grenzen.
- Koelkast: deze taken moet je binnen een paar dagen afronden
- Vriezer: deze taken kan je voor langere tijd uitstellen, maar moeten op lange termijn uitgevoerd worden
- Prullenbak: deze taken kan je overdragen of ervoor kiezen het niet uit te voeren (zonder consequenties)
Tijdens deze opdracht leren de organisaties dat hun tempo (vaak snel handelen en veel willen bereiken) niet altijd bij te houden is door hun teamleden. Dit komt omdat hun teamleden misschien nog andere taken zoals werk of gezin hebben waar zij tijd aan kwijt zijn, en dus niet zo snel kunnen schakelen. Het is daarom ook belangrijk soms een stapje terug te doen zodat de duurzaamheid van de organisatie en je gezondheid er niet onder komen te lijden. Als kartrekker van een organisatie kan je snel en veel signaleren, maar dit kan ook je valkuil worden. Door het stellen van prioriteiten en taken uit handen durven geven zorg je voor balans in je organisatie en heb je meer tijd om successen te vieren.
Het tweede onderdeel staat in het teken van gespreksvaardigheid en grenzen stellen. Marijke deelt de volgende handige tips om grenzen te stellen zonder onbeleefd te zijn:
- Als iemand je iets vraagt is het goed om te zeggen dat je er nog even over moet nadenken, in plaats van meteen ja te zeggen: ”leuk dat je aan me denkt! Ik heb tijd om na te denken nodig maar ik bel je later terug.”;
- Je kan ervoor kiezen om een deel op te pakken: ”ik kan dit onderdeel doen, maar dat deel niet.”;
- Op elke ja en nee mag je terugkomen, zolang je er een uitleg bij kan geven;
- Probeer een compromis te sluiten: als ik iets voor jou doe, kan jij dan dit voor mij doen?
- Spreek een reactietermijn af, zodat je niet vergeet te reageren.
”Ik heb pas anderhalf jaar geleden het woord nee ontdekt. Ik merk wel dat mensen het begrijpen als je uitlegt waarom je nee zegt.” – Deelnemer ontwikkelsessie
Ook worden er tips gedeeld hoe je het beste iemand kan benaderen die nog geen antwoord heeft gegeven op jouw verzoek:
- Vind je het lastig om een beslissing te nemen?
- Heb je meer info nodig?
- Lukt het om over (aantal) dagen hierop terug te komen?
- Het is niet erg als het niet lukt, maar laat je het op tijd weten zodat wij op zoek kunnen naar een andere oplossing?
Het SPE sluit de sessie af door meer te vertellen over het inzetten van een jaarplanning om ervoor te zorgen dat zij overzicht houden in welke evenementen of bijeenkomsten er het hele jaar georganiseerd moeten worden. Door dit aan het begin van het jaar af te stemmen en mensen bepaalde taken aan te wijzen ben je voorbereid op eventuele vertragingen of spoed tussendoor. Maar zie je ook bij welke taken de prioriteiten liggen. Ook kan je op deze manier meer inspelen op de wensen en talenten van je team: wat willen ze, hoeveel tijd hebben ze en waarin willen zij groeien? Deze jaarplanning template vind je hier!
Tijdens de ontwikkelsessie hebben de organisaties handvatten gekregen om overzicht te krijgen in hun verantwoordelijkheden door middel van het stellen van grenzen en het prioriteren van taken. De organisaties gingen niet alleen naar huis met kennis en vaardigheden die zij kunnen inzetten in hun werk maar ook met nieuwe contacten voor potentiële samenwerkingen.
