Op vrijdag 5 juni organiseerde het SPE een ontwikkelsessie over het schrijven van sterke projectaanvragen. Tijdens deze sessie stond het formuleren van heldere en haalbare projectdoelen centraal. Daarbij was er speciale aandacht voor de vraag hoe projectdoelen logisch voortkomen uit de aanleiding van een project én hoe deze doelen vervolgens zichtbaar terugkomen in de activiteiten en bijeenkomsten die worden georganiseerd. Het SPE signaleert dat deze samenhang in projectaanvragen niet altijd voldoende zichtbaar is, terwijl dit juist een belangrijk onderdeel is van een sterke aanvraag.
De workshop werd verzorgd door Senna Bouteba van Blooming Projects. Tijdens de sessie maakten de deelnemers kennis met een praktische methode om vanuit een concrete casus toe te werken naar een overtuigend projectplan. Organisaties onderzochten hoe hun aanpak leidt tot verandering voor deelnemers en hoe zij dit helder kunnen beschrijven in een aanvraag. Daarnaast werd aandacht besteed aan het gebruik van AI als hulpmiddel bij het schrijven van projectplannen.
Hieronder lees je de belangrijkste inzichten uit de sessie.
Waarom zijn heldere projectdoelen belangrijk?
Een veelvoorkomende valkuil in projectaanvragen is dat doelen te algemeen worden geformuleerd. Organisaties schrijven bijvoorbeeld dat zij de zelfredzaamheid van vrouwen willen vergroten, zonder duidelijk te maken wat dit precies betekent, voor wie dit geldt en hoe zichtbaar wordt dat het doel is bereikt.
Daarnaast sluiten projectdoelen niet altijd logisch aan op de aanleiding van een project. Ook gebeurt het regelmatig dat activiteiten worden beschreven zonder duidelijk te maken hoe deze activiteiten bijdragen aan de gewenste verandering bij deelnemers.
Voor financiers is juist deze rode draad belangrijk: van probleem naar aanpak en van aanpak naar verandering. Een sterke aanvraag maakt duidelijk welk probleem wordt aangepakt, waarom dit belangrijk is, welke activiteiten worden uitgevoerd en wat deze activiteiten uiteindelijk opleveren voor deelnemers.
Begin bij één echte deelnemer
Tijdens de workshop leerden de deelnemers om niet vanuit een brede doelgroep te denken, maar vanuit één concrete deelnemer uit hun eigen praktijk.
Door één persoon centraal te stellen wordt sneller zichtbaar:
- Wie is deze persoon en dus jouw doelgroep.
- Tegen welke uitdagingen iemand aanloopt.
- Waarom ondersteuning nodig is.
- Welke verandering gewenst is.
- Hoe de activiteiten bijdragen aan deze verandering.
Deelnemers werkten daarom een eigen praktijkvoorbeeld uit. Zij beschreven wie deze vrouw was, welke situatie zij meemaakte en welke drempels zij ervaarde. Deze zogenoemde ‘impact story’ vormde de basis voor de rest van het projectplan.
Maak de urgentie zichtbaar
Vervolgens onderzochten de deelnemers waarom hun project nodig is. Daarbij stond niet alleen het probleem centraal, maar vooral de vraag wat er gebeurt als er geen ondersteuning beschikbaar is.
- Een overtuigende projectaanvraag laat zien:
- Welke gevolgen het probleem heeft voor deelnemers.
- Waarom juist deze doelgroep ondersteuning nodig heeft.
- Waarom het belangrijk is om nu in actie te komen.
- Welke maatschappelijke ontwikkelingen of onderzoeken dit ondersteunen.
Door een concrete situatie te beschrijven wordt de urgentie voor financiers beter zichtbaar.
Beschrijf activiteiten zo concreet mogelijk
Een belangrijke les uit de workshop was dat activiteiten meer zijn dan bijeenkomsten of trainingen alleen.
In plaats van te beschrijven dát er bijeenkomsten plaatsvinden, is het belangrijk om uit te leggen:
- Wat deelnemers precies doen.
- Hoe vaak activiteiten plaatsvinden.
- Welke ondersteuning wordt geboden.
- Waarom deze activiteit bijdraagt aan het projectdoel.
Deelnemers leerden hun aanpak op te delen in kleine, concrete stappen. Hierdoor werd beter zichtbaar hoe activiteiten bijdragen aan de gewenste verandering.
Waarom werkt jouw aanpak?
Een belangrijk onderdeel van de workshop was het zichtbaar maken van het mechanisme achter een project. Met andere woorden: waarom leidt deze aanpak tot verandering?
De deelnemers maakten kennis met een eenvoudige vorm van de Theory of Change. Hierbij werd gekeken naar:
- Het probleem.
- De gekozen aanpak.
- Waarom deze aanpak werkt.
- Welke verandering hierdoor ontstaat.
Door deze stappen uit te werken ontstaat een logische lijn tussen de aanleiding, activiteiten en resultaten van een project.
Een behulpzame vraag daarbij is:
“Doordat wij deze activiteit uitvoeren, kan de deelnemer nu iets wat eerder niet mogelijk was.”
Deze redenering helpt organisaties om hun impact concreter en overtuigender te beschrijven.
Maak resultaten zichtbaar
Tot slot onderzochten de deelnemers welke verandering zij uiteindelijk willen bereiken.
Daarbij werd gekeken naar vragen als:
- Wat kan de deelnemer na afloop wat daarvoor nog niet lukte?
- Welke kennis of vaardigheden heeft zij ontwikkeld?
- Welke stappen kan zij zelfstandig zetten?
- Welke verandering blijft ook op langere termijn zichtbaar?
Door resultaten zo concreet mogelijk te formuleren wordt voor financiers duidelijk wat het project daadwerkelijk oplevert.
AI als hulpmiddel bij projectaanvragen
In het tweede deel van de sessie stond het gebruik van AI centraal. Senna liet zien hoe AI organisaties kan ondersteunen bij het schrijven van projectaanvragen.
AI kan onder andere helpen bij:
- Het aanscherpen van projectdoelen.
- Het structureren van een projectplan.
- Het controleren van de samenhang tussen aanleiding, doelen en activiteiten.
- Het verbeteren van teksten.
- Het vinden van relevante onderzoeken en bronnen.
Tegelijkertijd werd benadrukt dat AI geen vervanging is voor de kennis en expertise van organisaties zelf. De inhoud, praktijkervaring en keuzes blijven altijd afkomstig van de organisatie.
Aan de hand van een live demonstratie liet Senna zien hoe een uitgewerkte impact story met behulp van AI kan worden vertaald naar een Theory of Change en verschillende onderdelen van een projectaanvraag. Ook deelde zij praktische prompts die organisaties zelf kunnen gebruiken om hun aanvragen verder uit te werken en aan te scherpen.
Praktisch hulpmiddel: promptkaart
Om organisaties ook na de sessie te ondersteunen, ontvingen de deelnemers een promptkaart. Deze promptkaart sluit aan op het SPE-aanvraagformulier en helpt organisaties om hun projectidee stap voor stap uit te werken tot een sterke en consistente aanvraag.
De prompts kunnen onder andere gebruikt worden om:
- Het probleem en de doelgroep helder te beschrijven.
- De relatie tussen aanleiding, doelen en activiteiten inzichtelijk te maken.
- Een Theory of Change op te stellen.
- Gewenste resultaten concreet te formuleren.
- Teksten aan te scherpen en beter te structureren.
De promptkaart is bedoeld als hulpmiddel bij het schrijven van een aanvraag. De kennis, ervaringen en expertise van organisaties zelf blijven daarbij altijd het uitgangspunt.
Je moet ingelogd zijn om een reactie te plaatsen.